Почему правильное управление проектами — залог хорошей прибыли и новых клиентов

Дедлайн горит — заказчик злится. Как настроить процесс управления проектами, чтобы потом не было мучительно больно
 

 

Вообще-то проджект-менеджер — это самый крутой сотрудник компании. У него 10 рук, 10 глаз и память на 10 терабайт. Управление проектами — дело нервозатратное. Не каждый решится следить за ходом всех процессов в компании, подгонять сотрудников, если дедлайн близко, и убеждать клиента, что «кнопка и pop-up в этом блоке лендинга жизненно необходимы». В общем, работа тяжелая, но интересная.

Итак, к нам обращается заказчик, который знает все о производстве керамической плитки. Его товар лучший во всей Европе, но плитку никто не покупает. Теперь он надеется на нас, а мы, конечно же, не можем подвести заказчика.

С чего начнем?

Первый шаг в управлении проектами

Очень важно отправить производителю керамической плитки приветственное письмо. Наше выглядит так:

После этого проджект-менеджер назначает скайп-колл и в разговоре узнает общую информацию о керамической плитке, ее преимуществах и особенностях. Затем мы присылаем на почту клиента бриф с уточняющими вопросами. После этого проджект-менеджер задает заказчику возникшие после ознакомления с брифом вопросы.

Кстати, дальнейшую переписку стоит вести в одной ветке сообщений, чтобы потом не искать нужные детали.

В менеджменте проектов не стоит экономить время за счет этапа знакомства с проектом. Уточняйте все, что можно. Вы же не хотите узнать уже в процессе верстки, что клиент производит не только плитку, но еще и кафель. Теперь, когда Вы знаете все о клиенте и его керамической плитке, смело приступайте к работе. Чтобы все шло как нельзя лучше, придерживайтесь главных правил.

Почему правильное управление проектами — залог хорошей прибыли и новых клиентов?

Система управления проектами: 10 заповедей счастливого проджект-менеджера

1. Не обещайте лишнего

Кому будет лучше, если Вы пообещаете мобильную версию сайта о керамической плитке, а окажется, что вы забыли обговорить это с разработчиком? Как результат: раздутый бюджет, незапланированные траты, недовольный клиент и проклинающая Вас команда. Иногда можно предложить какую-нибудь «плюшку» в подарок, но перед тем, как обещать — проконсультируйтесь с командой и, главное, руководством.

2. Подходите к управлению проектами без лишних эмоций

Не стоит вести разговоров на повышенных тонах с клиентом и командой. Если производитель плитки вдруг скажет: «Я заплатил такие деньги вот за ЭТО? Где результат?» — старайтесь не нервничать. Менеджмент проектов требует навыков дипломатичного общения. Команда Uni Consulting ведет каждый проект с терпением и любовью. Кстати, в футере мы так и пишем:

3. Ставьте несколько дедлайнов

Итак, проанализировав особенности проекта, мы пообещали производителю плитки, что сделаем для него лендинг за 35 дней. Помните, что, определяя длительность проекта, стоит учитывать не только время работы Ваших сотрудников, но и издержки, связанные с клиентом.

Вы можете рассчитать время работы, но не учесть, что заказчик исчезнет на пару дней, не отвечая на сообщения. Чтобы избежать таких проблем, пропишите отдельный пункт, который учитывает увеличение срока проекта на то количество дней, которое отсутствовал клиент. Теперь нам предстоит поделить это время на этапы. Процесс создания посадочной страницы состоит из 3 частей:

• Сбор исходных данных;
• Анализ;
• Прототипирование и копирайтинг;
• Дизайн;
• Верстка и програминг;
• А/Б тестирование (если предусмотрено бюджетом)

Для каждой стадии проекта в менеджменте определяют конкретные сроки. К примеру, на прототипирование и дизайн уйдет 10 дней, а на верстку — 15. Всегда называйте реальные сроки, оставляя «временную подушку». Ваши коллеги не застрахованы от болезни или других форс-мажоров. Это тоже стоит учитывать. Определив сроки, обязательно говорите о них клиенту.

4. Не перекладывайте ответственность за управление проектами на других

Клиент вовремя не внес правки в текст, и поэтому у дизайнера теперь 4 дня на работу вместо заявленных 7. Кого винить? Только себя. Помните, что, делегируя задачи, Вы не делегируете ответственность. Если система управления проектами даст сбой — это будет только Ваша вина. Объясните клиенту, что если он вовремя не внесет правки, то команда не закончит проект в срок.

5. Утверждайте проект на каждом этапе

Чтобы в процессе верстки не оказалось, что у плитки гораздо больше видов, чем было заявлено в тексте, утверждайте каждый этап.

Создайте документ для пожеланий и замечаний заказчика в Google Docs. Так, к примеру, выглядит наш файл для правок по дизайну.

Клиент загружает скриншот части лендинга и в следующей графе добавляет комментарий с правками.

Никогда не завершайте этап без согласия заказчика. Подтверждением перехода на следующую стадию может быть письмо со словами: «прототип/дизайн/верстку утверждаю».

6. Помните, что клиенты платят и за результат, и за уровень сервиса

Система управления проектами используется для постановки задач подрядчикам, для контроля за статусом выполнения задач. Только настоящему профи по силам доступно донести основную мысль и правильно презентовать готовые макеты.

Мы уже давно заметили, что если не высылать клиенту видеообзор прототипа, то правок будет в разы больше. Та же история и с презентацией дизайна. Переписка — это хорошо, но информация всегда воспринимается лучше в визуальном формате. Объясните свои решения и подкрепите их наглядным видео. Это избавит Вас от лишних вопросов.

Сделайте так, чтобы производителю плитки не пришлось советоваться с помощниками, отделом маркетинга, секретарями и уборщицей офиса.

7. Сомневаетесь — переспросите

Правильное управление проектами = дотошное управление проектами. Бывают случаи, когда заказчик вскользь упоминает о важных фактах, которые нельзя пропускать. «Вы знаете, я работаю еще и в формате B2B», говорит он. Ну что ж: «Спасибо за детали!», думаем мы.

Впоследствии же оказывается, что в 80% случаев он предоставляет услуги другим компаниям и хочет, чтобы лендинг был «заточен» именно под B2B. В такой ситуации, нам приходится все переделывать. В рамках бюджета это, как правило, невозможно. В итоге перед нами недовольный клиент, который чувствует себя обманутым и «кинутым на деньги».

Внимательно перечитывайте таблицу с правками. Обращайте внимание на пометки, типа: «Может, сделать еще одно всплывающее окно?». Затем уточните у заказчика, что это: рекомендация, совет или руководство к действию.

8. Записывайте все, что проговариваете

Выстроить грамотную систему follow-up — значит сделать менеджмент проектов легким и прозрачным. Любой скайп-колл или встреча заканчиваются письменным резюме. Старайтесь записывать все договоренности, замечания и важные моменты. Так каждое действие будет задокументировано, и в нужный момент Вы предъявите клиенту доказательства своей правоты. Этим решаются все проблемы, начинающиеся с «я этого не говорил…».

9. Не все такие умные, как Вы

Конечно, можно объяснить клиенту, что конверсии и целевого трафика можно достичь, только если добавить вот это, это и еще вон то, но далеко не каждый клиент поймет, о чем Вы вообще говорите. Заказчик может просто многозначительно промолчать или «угукнуть», хотя на практике ему просто неловко задать вопрос и уточнить.

В дальнейшем, как понимаете, это может привести к череде непоняток и плохому результату. Помните, что клиент обращается к Вам как раз потому, что не разбирается в этой теме и не способен решить эти вопросы самостоятельно. Объясните доступнее: «Чтобы клиент заполнил форму на сайте, мы добавим всплывающее окно вот здесь».

10. Вы = клиенты, которых Вы обслуживаете

Это скорее из области философии, но все же. Старайтесь сохранять положительное отношение к клиентам, не обсуждайте их, не относитесь предвзято. Будьте оптимистами, и к Вам потянутся люди, с которыми приятно работать и решать даже самые сложные и заковыристые задачки.

Управление проектами — дело тонкое. Здесь не бывает мелочей и лишней информации. Только выстроив четкую и понятную схему коммуникации «заказчик=>проджект-менеджер=>команда», можно приниматься за реализацию проекта.

Старайтесь предотвращать конфликты и недопонимания. Лучше потерять час-другой времени и выяснить всю необходимую информацию, чем кусать локти уже в процессе верстки. Документируйте любой разговор с клиентом, устанавливайте четкие сроки и обязательно составляйте таблицы поэтапного утверждения. Так Вы оптимизируете работу компании и будете закрывать проекты гораздо быстрее.