Подписывайтесь и слушайте подкаст на нашем канале в ITunes:

Как автоматизировать поиск подрядчиков?

Всем привет, меня зовут Станислав Цыс, это проект onlineteam.me и наша очередная рубрика, в которой мы отвечаем на ваши вопросы (за каждый из них отдельное спасибо). Сегодня мы поговорим о том, как же автоматизировать поиск подрядчиков. Мы поделимся с вами своим 5-летним опытом работы с подрядчиками, у нас даже есть отдельный чек-лист, посвященный данной теме.

Начнем. Для меня подрядчики – это неотъемлемый процесс ведения и управления онлайн-бизнесом. Потому что далеко не всегда стоит решать те или иные вопросы при помощи своей команды. Идеальный вариант работы с подрядчиками – это когда все процессы автоматизированы.

Но для начала нужно определиться, что нужно автоматизировать и вообще как выглядит воронка по поиску, привлечению и конвертации подрядчиков, потому как это отдельный процесс, который стоит выстраивать. И для этого, как всегда, мне понадобится помощь Виталика, арт-директора компании Uni Consulting. Расскажи в двух словах, как ты это видишь?

Виталий: Начну с небольшой ремарки по поводу подрядчиков. Коллеги – вам очень важно научиться работать с подрядчиками. Если вы умеете работать с подрядчиками, правильно организовывать эту часть работы  (а рынок подрядчиков – он бесконечен), вы можете вести практически любое количество проектов одновременно. Рамки в вашей компании исчезают. Если раньше вы думали: «У меня 3 дизайнера, 1 маркетолог, я не могу вести больше 10 рекламных кампаний» – то после правильной работы с подрядчиками, эти ограничения исчезают.

Конечно же, есть нюансы. Подрядчики могут обманывать, с ними трудно договориться. На нашем канале есть много видео о решении этих проблем. Сейчас же мы поговорим о стандартной воронке по поиску подрядчиков. Вы заходите на биржу фрилансеров, пишете предложение, люди откликаются, высылают вам ответные предложения, вы выбираете одного из них, он делает работу, вы платите. Вот это стандартная воронка.

Мы тоже так начинали. Но сейчас процесс выглядит немножко по-другому. У нас есть специальный сайт, на который заходят подрядчики и другие люди для того, чтобы найти ответы на вопросы касательно лендингов, интернет-маркетинга, продвижения онлайн-команд и т. д. Дальше есть специальная страница, где написано: «Вы сотрудник? Вы подрядчик?». Есть специальная страница, которую люди заполняют, позиционируя себя как программиста, копирайтера, дизайнера или другого специалиста, описывая свой опыт.

Дальше информация о кандидате падает в специальную Google таблицу. В ней все подрядчики отсортированы на основе их профессии и цены. Когда нам нужен подрядчик, мы заходим в эту таблицу, находим нужную категорию людей (по профессии и стоимости работы). После того как нужный человек нашелся, мы пишем ему конкретное предложение.

Более того, за этой гугл таблицей не обязательно следить. Нам в slak падает уведомление о каждом новом поступившем подрядчике. Например: «Java-программист желает с вами работать» и т. д. Пока что, это наш пик автоматизации, наша лучшая система поиска подрядчиков.

Станислав: Но это далеко не идеал.

Виталий: Идеал – это когда не нужно автоматизировать. Когда ты можешь передавать задачу проверенному подрядчику либо студии и не искать этих подрядчиков больше никогда. Когда есть команда, которая работает для вас на аутсорсе. Допустим – вы понимаете, что кодинг – это не ваша сильная сторона, после чего начинаете искать студию. А ведь студии тоже разными бывают. Есть такие, которые создают идеальные и дорогие проекты, а есть такие, которые работают на поток.

Вторые как раз могут быть субподрядчиками. Заключив договор с одной из них, вы решите все свои проблемы. Ведь у этой студии 20-50 человек работает, она берет на себя обязательства. И с начала сотрудничества вопрос поиска исполнителей – это больше не ваша задача. У вас с студией есть договор, у вас есть ставка в час, либо какая-то квота по проектам. И вы знаете, что чтобы не свалилось вам на голову, вы просто передадите работу проджект-менеджеру и он просто распределит ее по своей команде.

Станислав: От себя хочу добавить, что есть какая-то странная ахинея – когда ты пишешь личное сообщение подрядчику, с которым ранее работал, он почему-то требует дополнительную оплату. Видимо, у подрядчика создается впечатление, что если ему пишут лично, то заказчик готов переплатить в 10 раз.

Виталий: Тут HR в помощь. Почему HR? Потому что подрядчики – это тоже человеческие ресурсы. У нас HR занимается управлением талантами. Он прямо по этой таблице созванивается с подрядчиками, проводит собеседования, определяет, стоит ли исполнитель своих денег.

Станислав: Ну да, это нужно. Многие подрядчики страдают от завышенной самооценки.

Виталий: Вернемся к теме. Давайте построим вашу воронку привлечения подрядчиков. Суть автоматизации в том, чтобы тратить как можно меньше времени на этот процесс. А на что вообще тратится время? На то, чтобы сформировать техническое задание. Как говорил один подрядчик: «Без хорошего ТЗ, результат хз». Для начала нужно создать шаблон технического задания, куда можно копипастить недостающие кусочки информации.

На втором этапе нужно помнить, что если вы уже проделали работу и квалифицировали человека, его следует удержать. Ставьте цель выходить из постоянной необходимости искать нового человека. Найдите 5-10 хороших специалистов, давайте им проекты и хорошие задачи. И пусть у вас будет всего 10, но хороших подрядчиков, с которыми вы работаете без барьеров. Итак, второй этап – это сделать базу. Как минимум – таблицу в excel. Третий вариант – задать часть вопросов через гугл форму.

Создайте гугл форму, задайте нужные вам вопросы в следующем стиле: «Есть ли опыт в такой-то работе? Можете ли прислать ссылку на пример работ?». После чего отправляйте форму потенциальным подрядчикам с просьбой заполнить все пункты. Если ответы вас устроили, остается только созвониться на 5-10 минут и проверить, соответствует ли исполнитель своему резюме. Если вы пользуетесь корпоративными мессенджерами (Slak и т. д.), можно заморочиться и привязать их к процессу отбора подрядчиков.

О том, как полноценно организовать этот процесс, мы учим в своих обучающих программах. Ну а вообще, хотелось бы добавить следующее: старый и проверенный подрядчик – это такая же ценность, как и старый, проверенный клиент.

Станислав: Некоторым людям нужно каждый раз искать новых заказчиков. Что посоветуешь им?

Виталий: Сделайте так, чтобы они искали вас. Создавайте профили на разных фрилансерских площадках. Создавайте профиль, который послужит источником заказов и денег для ваших подрядчиков. Сделайте так, чтобы они к вам просились. В помощь еще PM или HR, который может искать подрядчиков необычным образом. Не просто сделать объявление, а сделать хорошую базу подрядчиков.

Пример хорошей базы подрядчиков – зайдите на фрилансовые тендерные проекты по дизайну. Дизайнеры уже проделали эту работу, выставили результаты, а заказчик уже по тендеру выбирает один вариант и именно этот оплачивает. Найдя такой тендер, вы можете просто зайти, посмотреть на результаты его работы и уже точечно связаться с нужным исполнителем. Тогда вам не придется выслушивать сказки о скиллах подрядчика – его работа будет перед вашими глазами.

Станислав: Ну и помните о том, что прежде чем начинать сложный проект, стоит созвониться с подрядчиком и пообщаться с ним хотя бы 5 минут. Это просто перекроет риски. У нас действительно бывали ситуации, когда переписываешься с человеком и все нормально, а потом созваниваешься и ты понимаешь, что этому человеку доверять нельзя. Кандидат, который звучит неуверенно или не может связать двух слов, мною даже не рассматривается.

Такие подрядчики просто раздражают. Причем не только меня, но и большинство моих коллег. У нас есть такой хороший пример – это пример скорости. Пока мы едем на мотоцикле, кто-то рядом с нами едет на велике, кто-то идет пешком, кто-то просто ползет. Ну и одновременно рядом с нами кто-то летит на самолете. Помните об этом, это касается всех.

Виталий: Существует легкий способ определить плохого подрядчика. Он состоит в следующем: вы задаете человеку вопрос и вы обращаете внимание на то, насколько быстро и качество он отвечает, соображает. Если он тормозит, вы понимаете, что вы в разных ритмах живете с этим человеком.

Станислав: О да. Бывает, что человек 2-3 минуты выполняет то, что нормальный сотрудник делает за 15 секунд. И когда ты видишь, насколько медленно он выполняет твои поручения, тебя эта ситуация начинает откровенно бесить. Ставьте пальцы вверх, если вы с этим сталкивались.

Виталий: Пишите, удалось ли вам автоматизировать поиск подрядчиков, опишите свой опыт.

Станислав: И делитесь вашими фишками по автоматизации, думаю, это будет интересно и полезно всем. Будем рады видеть любой контент по этой теме. Ставьте лайки, ставьте пальцы вверх под этим видео, подписывайтесь на наш канал, задавайте вопросы, и мы обязательно на них ответим. И самое главное – создавайте вашу онлайн-команду! Спасибо и пока.