Еще в начале ноября мы выпустили подкаст, в котором Станислав Цыс, руководитель Uni Consulting, делится своим опытом по выведению бизнеса в онлайн-формат. Напомним, что полтора года назад наша компания перешла в удаленный режим работы и наладила все коммуникации, в том числе, с клиентами в Интернете.
В этой статье мы поговорим о том, к каким выводам мы пришли и какие инструменты считаем оптимальными для удаленной работы. С другой стороны, примите во внимание тот факт, что мы основываемся на собственном опыте, и наши предпочтения могут не соответствовать вашим. Мы не претендуем на истину в последней инстанции, а всего лишь предлагаем проверенный нами алгоритм работы и чемоданчик с инструментами :).
Плюсы и минусы управления удаленным бизнесом
Если вы хотите перевести свою компанию в онлайн-режим, то стоит сразу взвесить все достоинства и недостатки такого формата ведения бизнеса.
Плюсы:
- Возможность сэкономить на офисе до 40% бюджета
- Возможность урезать транспортные и другие организационные расходы
- Работа на результат, а не по столько-то часов в день
- Повышенная мотивация, которая появляется благодаря возможности работать, откуда вам удобно и когда вам удобно
- Возможность решать некоторые задачи в несколько раз быстрее, чем в стационарном режиме
Минусы:
- Трудно контролировать рабочий процесс
- Необходимость в стабильном Интернете
- Нелегко организовывать тимбилдинг и выстраивать отношения в компании
- Возникает необходимость в большом количестве онлайн-инструментов для обеспечения коммуникаций и постановки задач
У такого формата работы есть и достоинства, и недостатки, поэтому окончательное решение лежит на ваших плечах. Но на самом деле, оба формата работы заслуживают внимания. По-своему они одинаково хороши. Основной залог успеха — это штат, его профессионализм и мотивация в сумме с вашими навыками управления.
Поиск людей в команду: фрилансеры vs постоянная команда
Если вы приняли решение создать свой отдел интернет-маркетинга на аутсорсе или просто вывести бизнес в онлайн-режим, то вам следует задуматься над составом штата. Кого брать? Почасово, на проект или на постоянку? Есть несколько вариантов, каждый из которых мы протестировали на собственном опыте.
Фрилансер
Фрилансеры — люди особенные. Они могут работать как божественно хорошо, так и из рук вон плохо. Ключевая особенность таких специалистов в практически 100% непредсказуемости. Мы часто сталкивались с тем, что фрилансер, который успешно работал над несколькими нашими проектами, внезапно исчезал на неопределенный временной промежуток, а потом оправдывался трауром по хомячку, проблемами в семье или нестабильным интернет-подключением.
Услуги фрилансеров бывают очень дешевыми, но часто маленький ценник выливается в десятки косяков, которые потом приходится исправлять. Поэтому всегда смотрите на портфолио исполнителя и отзывы о нем на бирже. Также мы очень рекомендуем разбивать оплату на несколько этапов. Так вы не останетесь у разбитого корыта 🙂
Подрядчик
Более надежный вариант — специалист на удаленке. Вы можете договориться с сотрудником чужой студии работать в режиме «шабашки». Особенность такого сотрудничества в том, что вы не платите ежемесячный оклад, а оплачиваете конкретный проект. Преимущество в сравнении с фрилансерами состоит в том, что вы выстраиваете постоянные отношения и частично впускаете человека в компанию. Такие работники реже подводят и их можно назвать более надежными и обязательными.
Постоянный удаленный работник
Этот формат ничем не отличается от классического полного рабочего дня, за исключением того, что штат работает не в офисе, а дома/в кафе/в коворкинге. Вы платите оклад, строите отношения с сотрудником, социализируете команду. Вы можете ставить задачи в рабочее время, не думая о бюджете проекта и других организационных трудностях.
Какой формат для каких задач?
- Задач мало, они бывают редко и «внезапно», но их нужно решать быстро и максимально дешево — фрилансер
- Задач слишком мало для постоянного работника, но они бывают регулярно — подрядчик
- Задач много и они бывают постоянно — удаленный работник
У нас 99% задач решаются штатом, но бывают случаи, когда нужно аврально что-то сделать. Тогда мы ставим ТЗ либо проверенному фрилансеру, либо подрядчику. Еще одна регулярная практика — это обращаться к супер-мега-специалисту и получать у него консультацию. Например, крутой дизайнер может консультировать наш отдел дизайна, крутой SEO-шник может дать рекомендации отделу копирайтинга и так далее.
Инструменты по управлению проектами
Допустим, вы выбрали удобный для себя формат работы и набрали команду (о том, как это правильно делать мы поговорим в другой статье ;)). Теперь вам нужно ставить задачи и следить за их выполнением.
Как это делаем мы?
У нас есть 3 канала взаимодействия:
1. CRM-система
2. Корпоративный чат
3. Общение голосом
Как это работает?
Вы выбираете систему для работы с проектами. В нашем случае это Trello, хотя мы с разной степенью эффективности пробовали ставить задачи в Basecamp, Битрикс24 и, даже, Google Docs. В системе создаются проекты, для которых ставятся конкретные ТЗ. Чем подробнее и грамотнее будет сформулирована задача, тем выше вероятность, что она будет решена.
Задачи непременно расставляются по приоритетам с помощью цветовых меток, дедлайнов или порядка (например, самые важные задачи мы ставим первыми, а наименее важные «утаскиваем» вниз).
Выбор CRM-системы зависит от таких основных параметров, как:
- Количество людей в команде
- Количество проектов и текущих задач
- Ниша и направление деятельности
За последний год мы протестировали:
— Basecamp
— Битрикс24
— Trello
Честно, все системы эффективные, но тот же Битрикс24 больше подходит большим компаниям с крупными отделами и штатом от 50 человек. Basecamp простой и приятный в использовании, но мы в какой-то момент просто «выросли» из него. В общем, пробуйте и выбирайте CRM-ку, в которой вам работается комфортно и продуктивно.
Следующий шаг — корпоративный чат. Мы начинали работать в Скайпе, но столкнулись с таким феноменом, как смешение личного и рабочего времени. Да, созвоны в скайпе у нас бывают, но основная коммуникация ведется в чате.
В нашем случае это Slack. Его удобно интегрировать с CRM-системой, можно без проблем создавать тематические комнаты, устанавливать приложение на планшет или смартфон, обмениваться файлами и так далее. В общем, для нас это идеальный вариант.
Вспомогательные инструменты для работы в онлайн-команде
Очень важная штука для эффективной работы — логирование времени. Мы в Uni Consulting рассматриваем это не как способ контроля, а скорее как самоанализ. Каждый прошел через этот этап: мы логировали кофе, соцсети, отдельные задачи и так далее. Таким образом, каждый сотрудник смог прорефлексировать ситуацию, увидеть, как он работает и что реально делает. Кстати, некоторые участники нашей дружной команды продолжают втихаря логировать время и заниматься тайм-менеджментом. Инструментов для этого много, но самый удобных из бесплатных — Timely.
Еще один способ повысить личную эффективность и ничего не упустить — старые-добрые списки задач. Я пользуюсь Wunderlist или Evernote, под настроение. Расставляйте задачи на день в порядке приоритета и вычеркивайте по мере выполнения. Это дает чувство удовлетворения и ощущение, что какие-то цели были достигнуты. Ну и способствует самоорганизации.
Общие рекомендации
Информационное общество поставило в основной приоритет ваше личное время. Поэтому если вы хотите вывести бизнес в онлайн-режим, то вам стоит крепко задуматься над собственным «чемоданчиком» инструментов.
На первый взгляд, вроде бы 15 минут сэкономленного времени никакой роли не сыграют, но задумайтесь: это 7,5 часов в месяц, то есть целый рабочий день. Вывод очень простой: пробуйте разные программы, ищите возможности по оптимизации и ускорению вашего бизнеса.
А нужно ли вам переводить бизнес в онлайн?
Мы не зря заговорили об этом почти в самом конце статьи. После того, как вы получили общее впечатление об онлайн-бизнесе, попробуйте честно ответить на вопрос: а нужно ли вам переходить на удаленку? Действительно ли ваш бизнес получит развитие после выхода в онлайн?
Прямо сейчас возьмите блокнот или откройте текстовый редактор и поделите пространство на две части. Слева напишите, что у вас есть, а справа — что вы потеряете, если выйдете в удаленный формат. Зачем это нужно? Мы по умолчанию склонны рассматривать самый оптимистичный сценарий и мечтать об идеальном результате.
Язык — структура, которая привязана к мышлению, и поэтому когда мы что-то записываем, мы об этом думаем. Если вы зафиксируете на бумаге все риски, вы невольно проработаете негативный вектор развития компании.
Примите взвешенное решение, и если выведение бизнеса в онлайн — это, по вашему мнению, абсолютный must have, то самое время начать что-то делать. Совсем скоро стартует наша образовательная программа по созданию отдела интернет-маркетинга на аутсорсе, и вы можете наконец-то перейти от теории к практике. Подписывайтесь на обновления, и мы будем держать вас в курсе событий.
